LearningSpace è costituito da due moduli:
Il programma è suddiviso in parti detti moduli; un utilizzatore può usare un modulo solo se gli viene dato il permesso.
A ciascuna persona che usa il programma viene dato un proprio nome utente ed una parola d'ordine che deve digitare all'inizio. A ciascun nome utente è stato assegnato uno o più ruoli , altrimenti detto profilo utente, un reparto e una localizzazione. I profili utente sono raggruoppati in categorie
Ciascun utente può visualizzare i dati di altri utenti che hanno sia uguale profilo utente che uguale reparto che uguale localizzazione.
Un profilo utente è composto da un insieme di permessi di accesso ai moduli; l'utente può accedere ad un modulo se in almeno un profilo a cui è associato c'è il permesso di accesso a tale modulo.
Un esempio: poniamo che il profilo "caporeparto" dia accesso ai moduli A, D, F e che il profilo "istruttore" dia accesso ai moduli D, F, H; allora:
I profili utente possono essere creati e personalizzati, ma quelli forniti dalla procedura sono:
L'attività di profilatura si svolge nel modulo "profili"
I corsi sono collegati a profili dei corsi e ciascun profilo è collegato ad una categoria.
L'attività di creazione, progettazione e costruzione del corso si svolge tramite il modulo di pianificazione (Planner) ed è svolta tipicamente dal ruolo "autore".
Ogni corso è formato da due componenti:
Quando l'utente clicca su ciascun elemento può vedere le proprietà, cioè le caratteristiche dell'oggetto stesso; nelle caratteristiche delle attività c'è anche l'indirizzo per accedere al contenuto dell'attività stessa.
Un amministratore può nominare degli utenti come istruttori per i corsi nel modulo "iscrizioni".
Per ogni corso ci sono dei responsabili che possono accedere alle informazioni relative ai corsi (iscrizioni, stampe, risultati). L'utente che crea il corso è automaticamente uno dei responsabili; un amministratore può concedere la responsabilità del corso anche agli istruttori per il singolo corso tramite la funzione "stabilisci la responsabilità dei corsi"; a degli utenti, indipendentemente dal ruolo, può essere dato il permesso di "vedere tutti i corsi".
Una volta terminata la progettazione del corso l'autore la mette in linea per renderla disponibile ai destinatari.
Le iscrizioni degli utenti ai corsi possono avvenire con tre modalità:
Un amministratore stabilisce per ogni corso le modalità di iscrizione, chi può o deve iscriversi, i presupposti per l'iscrizione (ad esempio, avere superato un altro corso). Tramite questa serie di obblighi si possono incanalare gli utenti nei percorsi formativi.
A seconda delle impostazioni di iscrizione, gli studenti possono consultare online i corsi ai quali sono iscritti o quelli a cui possono/devono iscriversi. Gli studenti dovranno quindi leggere il materiale, fare i test, sostenere l'esame ecc.; per accedere a tali risorse cliccano sulle icone dello schema del corso dalla interfaccia studente.
Alcune delle attività possono essere "dal vivo"; in tal caso il lancio dell'attività da parte dello studente deve avvenire al momento pianificato.
Il contenuto del corso, qualora debba dare luogo alla registrazione del punteggio, deve contenere un programma che comunica con l'archivio dati (è l'autore che mette questo programma nel contenuto). Naturalmente il corso può essere strutturato in modo tale che ci siano delle "biforcazioni" a seconda del punteggio e che alcuni corsi possano essere sostenuti solo da chi passa un esame e con certi punteggi.
Ogni utente può fare delle stampe o delle ricerche a seconda del suo profilo e per i corsi a cui è iscritto o è responsabile. Ci sono stampe ed interrogazioni già presenti, per eventuali stampe personalizzate si usa il programma esterno Crystal Reports.
Appena installato il programma è disponibile un utente che si chiama ADMIN/ADMIN e che ha il profilo di amministratore. Entrando con questo utente si può configurare il sistema. Tramite il modulo Home l'amministratore può cambiare nome utente e password ed è una delle prima cose da fare.
I compiti dell'amministratore tipicamente sono:
Tali compiti possono essere delegati in tutto o in parte creando profili personalizzati.